Grâce aux progrès de la technologie, on peut bénéficier d'un service d'horodatage de documents en ligne. De plus, il a été créé pour permettre à quiconque de dématérialiser les données d'un document dans n'importe quel domaine d'activité afin de faciliter les échanges électroniques entre différentes entités. De ce fait, un large choix de service s'offre à vous. C'est à vous de faire votre choix. De la même manière, voici quelques données dont vous pouvez tirer parti.
Définition de l'horodatage
L' horodatage est un système de dématérialisation mis en place pour conserver des preuves pouvant confirmer l'existence d'un document à une certaine date et heure. Il permet à chaque personne qui l'utilise d'assurer la préservation de l'inaltérabilité de l'acte ou du dossier à compter de sa date d'établissement, d'enregistrement et/ou d'envoi. Par conséquent, il peut être utilisé comme preuve dans une contestation judiciaire devant un tribunal ou d'autres services juridiques. De plus, sous forme de cachet électronique, il certifie la valeur probante des documents ou fichiers électroniques en tant que cachet postal ou impression sur ceux-ci tels que documents administratifs, factures, etc. Alors si vous êtes intéressé et souhaitez en savoir plus sur le sujet puis suivez ce lien qui peut vous aider à comprendre et à connaître l'importance de son importance pour les documents en ligne.
Comment utiliser l'horodatage du document en ligne ?
S'agissant d'un système permettant d'immatérialiser les données d'un document, il existe plusieurs façons d'utiliser l'horodatage du document en ligne. Pour ce faire, l' horodatage est utilisé pour : déterminer la date et l'heure à laquelle une signature électronique a été apposée sur un document ; indiquer la date et l'heure d'envoi et de réception d'un document ou d'un fichier électronique ; apposer un sceau en guise de cachet de la poste sur les documents avant de les classer ; assurer le suivi du document dans ses différentes étapes d'acheminement ; veiller au respect des délais légaux ; clôturer les offres d'achat ou de vente numériques ; garantir la non-modification des documents ; etc. De même, pour les activités commerciales en ligne, l'horodatage permet de garantir les conditions générales des transactions. Ainsi, grâce à l'horodatage, chaque utilisateur qui collabore avec plusieurs entreprises à travers différentes plateformes peut échanger des documents par voie électronique en toute sécurité et avec une garantie de l'authenticité de ces derniers et avoir également la certitude des informations liées aux étapes du cycle. de la vie. du document ou du dossier.
Les étapes à suivre pour bénéficier d'un service d'horodatage de documents en ligne
Afin de bénéficier d'un service d'horodatage de documents en ligne, certaines étapes doivent être respectées. Tout d'abord, il faut commencer par créer le document numérique qui peut être une copie d'un document écrit sur papier et qui a été scanné, soit un document conçu automatiquement ou manuellement dans un but précis. Dans ce cas, l'horodatage du document est important car il peut être une preuve de l'authenticité du document ou du fichier. Ensuite, vous devez choisir le service d'horodatage qui peut répondre à vos attentes. Ensuite, vous avez le devoir de gérer l'organisation du document numérique grâce à l'aide du service d'horodatage que vous avez choisi et qui vous permet de vérifier votre authentification pour suivre son évolution durant la période de traitement de ce dernier jusqu'à sa délivrance et reçu. par les destinataires. Par la suite, lors d'échanges électroniques, le service d'horodatage permet de répondre à vos attentes dans la délivrance du document ou du dossier dans les délais légaux prescrits avant son dépôt. Ainsi, profiter d'un service d'horodatage de documents en ligne vous permet de certifier la durée pendant laquelle vous pouvez utiliser le document signé et tamponné.
Les avantages et les inconvénients de l'horodatage des documents dans le cloud
Comme toute autre activité pouvant être réalisée en ligne, l' horodatage présente des avantages et des inconvénients. Côté avantages, vous pouvez garantir la sécurité de vos documents et/ou fichiers. Ils vous donnent également la possibilité de suivre les étapes d'acheminement de vos documents et/ou de vos dossiers. De plus, ils vous font gagner du temps dans la gestion des recherches en cas de problème. De même, ils vous donnent la possibilité de prouver l'existence du document ainsi que de vérifier et de confirmer la date et l'heure de sa rédaction, de son enregistrement, de sa délivrance et de sa réception, etc. Cependant, étant une entreprise en ligne, il y a quelques inconvénients à considérer. Parmi ceux-ci, on peut citer : la possibilité de piratage pour voler ou supprimer des documents ou des fichiers ; les moyens de faire face aux problèmes au niveau des échanges électroniques ; questions de délais légaux ; le problème de l'authenticité des documents ainsi que des signatures qui y sont attachées ; le coût d'utilisation d'un service d'horodatage de documents en ligne ; etc.
